Qué es un asistente virtual y cómo convertirte en una

¿Qué es un asistente virtual? + Pasos para convertirte en una este 2024

¿Te interesa trabajar como asistente virtual en 2024? Llegaste a un buen lugar. Yo empecé a vivir viajando trabajando como asistente virtual, así empecé a tener ingresos mientras viajaba. Por eso he escrito este artículo, para ayudarte a saber qué pasos debes seguir y que veas que tu también puedes hacerlo.

Empecemos por lo básico, cubriendo preguntas sobre qué es un asistente virtual y dando consejos para cómo convertirte en una asistente de éxito.

He creado también una lista de más de 250 tareas que puedes descargar (más abajo) para descubrir qué servicios podrías ofrecer como asistente profesional, la tienes más abajo. También te indico lugares donde puedes encontrar trabajos.

¿Qué es una asistente virtual?

Un Virtual Assistant (VA en inglés) o asistente virtual es una persona que ofrece asistencia a distancia. Esa persona brinda apoyo a otras empresas o personas desde una ubicación remota (la ubicación no tiene importancia).

Gracias a Internet, los sistemas de llamadas de conferencia baratos (como Zoom), y la facilidad de intercambio de documentos – con WeTransfer por ejemplo -, los asistentes virtuales empiezan a tener una gran demanda.

Tener a alguien remoto (y flexible) brinda a las empresas mucha más flexibilidad. Además, tiene la ventaja de que la empresa tendrá menos costes fijos, ya que la flexibilidad ofrece la capacidad de aumentar y disminuir horas de trabajo según las necesidades que tengan en cada momento.

Como ayudante se te pedirá que realices diferentes tareas (por ejemplo tareas administrativas y/o de oficina) sin importar donde estés. Las tareas a realizar dependerán por supuesto del tamaño de la empresa y de las necesidades de ésta.

La mejor parte de ser asistente virtual es que podrás realizar el trabajo desde donde quieras – siempre que puedas comunicarte con tu empleador por supuesto. Quien te contrata no le interesa saber si haces el trabajo desde tu casa o desde una isla paradisíaca, siempre y cuando tu trabajo esté bien hecho.

Lee: consejos para trabajar desde casa

¿Qué hace una asistente virtual?

¿Qué hace un asistente virtual?

Cualquiera que pueda ayudar con las tareas repetitivas que necesita una empresa puede ser auxiliar virtual. Como ayudante, ofrecerás servicios a tus clientes en su trabajo de día a día. Las necesidades de tus clientes dependerán de si son una empresa grande o pequeña, un blog, o una marca personal. También dependerán del tamaño de su negocio y las necesidades del momento.

Es posible que una empresa simplemente necesite a alguien conteste y organice sus e-mails durante unas pocas horas cada semana, mientras que otras puede necesitar a alguien que realice actividades de divulgación en los medios de comunicación para el próximo lanzamiento de su producto.

Cada profesional independiente puede ofrecer servicios totalmente diferentes a cada cliente. Incluso la misma persona puede ofrecer servicios diferentes a clientes diferentes, ya que como hemos visto cada cliente tiene unas necesidades únicas. Lo mejor que puedes hacer, especialmente cuando estás comenzando, es ver lo que te gusta y especializarte en eso.

A largo plazo, si ofreces tu servicio concreto a un tipo de negocio en concreto y te conviertes en experta en tu nicho, también podrás reclamar un pago más alto.

Tengo una lista de +250 tareas que puedes ofrecer como asistente virtual (puedes descargarla más abajo) , pero para aqú te dejo algunos ejemplos de servicios en los que te puedes especializar:

1. Gestión de correo electrónico

Pongo esta tarea la primera porque la administración del correo electrónico es una habilidad básica que la mayoría de personas está totalmente capacitadas para hacer. También es uno de los mayores problemas que los empresarios ocupados necesitan resolver, pues nuestras bandejas de entrada hoy en día están a rebosar.

Gestionar el correo electrónico implica que accederás a la bandeja de entrada (o diferentes bandejas de entrada) de correo electrónico de tu cliente y organizarás y gestionarás los emails para tu cliente.

Puede ser que tengas que ir configurando carpetas específicas para tu cliente, o simplemente mover los mensajes a las diferentes carpetas para que otros empleados de tu cliente puedan dedicarse a hacer lo que le corresponde sin necesidad de tener que descartar correos. Por ejemplo, podrías crear carpetas como:

  • Importante – Leer
  • Necesita respuesta
  • Respondido a clientes
  • FYI (solamente para tu información)

Si surge algo que tu misma puedes procesar, lo procesarás. Pongamos como ejemplo que trabajas para una Netflix y alguien quiere renovar una suscripción. Lo haces, y pones el mensaje en la carpeta “hecho” o la carpeta que corresponda. En este caso se podría llamar “suscripciones”.

En otro caso, puede que tengas asumir algunas responsabilidades de servicio al cliente respondiendo a consultas comunes, procesando reembolsos, o informando donde están los pedidos de los clientes. También puede ser que necesites enviar e-mails con promociones (email marketing).

La mayoría de personas estamos inundados de correos electrónicos. Si haces una buena gestión de administración de correo electrónico, harás que la vida de tu cliente sea mucho más fácil. Si tu cliente ve solamente lo que necesita ver, tu gestión se convertirá en imprescindible. Por supuesto, tu te encargarás del resto, para eso estás.

Lee: Guía y consejos para un email marketing EXITOSO

2. Gestión de blogs

Si estás familiarizada con WordPress, o incluso si no lo estás pero aprendes rápido, puedes hacer todo tipo de tareas de administración de blogs. Muchos empresarios y pequeñas empresas contratan asistentes virtuales para que escriban artículos en sus blogs. También hay muchas tareas de asistente administrativo diarias que se relacionan con la administración del blog, como mejorar las imágenes de un artículo, o simplemente actualizar información.

Lee: 17 herramientas para gestionar un blog Exitoso

El mantenimiento de un blog lleva mucho tiempo pero no es un material de alto nivel, lo que lo hace perfecto para la subcontratación. Ejemplos de tareas:

  • Revisar la ortografía de los artículos que se quieren publicar
  • Buscar fotos para los artículos (en bancos de imágenes)
  • Aprobar y responder a los comentarios
  • Formatear publicaciones (agregar encabezados, mejorar el texto, etc.)
  • Agregar enlaces a publicaciones ya existentes
  • Configurar los pins para Pinterest
  • Redactar nuevas publicaciones
  • Mejorar el SEO (ej. agregar las palabras clave en los artículos ya existentes)
  • Actualización de complementos
  • Organizar y actualizar publicaciones (agregar categorías y/o etiquetas, etc.)

Realmente no hay límite para el trabajo que se puede hacer en un blog, pero estas son algunas de las tareas que se pueden solicitar a una asistente virtual principiante y en las que podrías empezar a formarte.

Relacionado: cómo crear un blog desde 0

Creación de blogs como asistente virtual

3. Diseño gráfico

Muchas personas que están en el mundo virtual y tienen negocios entienden la importancia de los buenos gráficos, pero no tienen ni idea de cómo crearlos. Si estás formada en el área de diseño y/o conoces los servicios gratuitos de diseño gráfico como Canva (es bastante intuitivo y no necesitas ser diseñadora gráfica profesional para utilizar esta herramienta) puedes ofrecer diseño gráfico para tus clientes.

Lee: ¿Qué es Canva?

Es bastante difícil encontrar buenos diseñadores gráficos, y los que son extremadamente buenos también suelen ser muy caros. Si tienes un don para el diseño visual, disfrutas del proceso creativo y puedes crear buenos gráficos con relativa facilidad… hay un gran mercado para ti, incluso si nunca antes te han pagado por ello.

La clave para conseguir trabajo haciendo diseño gráfico como asistencia virtual es tener una cartera de gráficos lista para mostrar y utilizar en cualquier momento – un portfolio. Una vez que comprendas los tipos de gráficos que necesitarán tus clientes ideales, puede hacer 2 o 3 muestras para cada uno de ellos, así verán que puedes crearles una imagen corporativa sólida relativamente rápido.

Entonces, ¿qué son estos gráficos que están en alta demanda? Aquí hay algunas ideas donde puedes empezar a jugar y diseñar:

  • Pins para que circulen en Pinterest
  • Creación de portadas para vídeos de Youtube (Thumbnail)
  • Publicaciones de Instagram (esto es ENORME en algunos mercados) y otras publicaciones en redes sociales
  • Diseños de anuncios de Facebook

Echa un vistazo a alguno de tus empresas y blogs favoritos, entiende qué tipos de elementos de diseño gráfico utilizan, y mira cómo podrías crear gráficos parecidos. Si son el tipo de cosas que puedes mirar y decir “¡Podría hacer -y mejorar – esto totalmente!” entonces es posible que tengas una habilidad que todavía no conocías de asistencia virtual que puedas comercializar – y que tiene demanda.

4. Transcripción

A medida que más y más personas hacen cosas visuales y auditivas como vídeos para Youtube, clases online, Podcasts, seminarios web y cursos, la necesidad de servicios de transcripción va creciendo.

La transcripción es algo que muchas personas pueden hacer. No se requiere ninguna habilidad especializada, aunque lo harás mucho mejor si puedes teclear rápidamente y sabes utilizar algún software de transcripción útil como ExpressScribe.

Lee: 51 trabajos que puedes hacer desde casa

5. Servicio al cliente

El servicio al cliente es un área colosal para trabajar desde casa. Es un trabajo muy solicitado hace años y ahora puede hacerse remotamente. Ya sea que desees trabajar para una empresa o comenzar la tuya propia las habilidades de servicio al cliente son imprescindibles.

Hay toneladas de negocios online basados ​​en ventas que necesitan representantes de servicio de atención al cliente, y hay muchas personas poseen habilidades sociales de manera natural que pueden dedicarse a ello.

Hoy en día, la atención al cliente ha pasado de ser telefónica a hacerse a través de correos electrónicos. Con lo cual, trabajar desde cualquier lugar es mucho más fácil. Ni siquiera necesitarás un lugar que no sea ruidoso si no tienes que contestar al teléfono.

En atención al cliente deberás, entre otras:

  • responder preguntas sobre productos
  • solucionar problemas con la plataforma
  • ayudar a reestablecer contraseñas

Si el cliente para el que trabajas tiene una tienda, puede que también debas procesar reembolsos o intercambios.

Si atender telefónicamente es parte de tu trabajo, lo mejor es que no haya una gran diferencia en la zona horaria de los compradores y donde tu estás. También es importante que no se escuchen ruidos en las llamadas telefónicas, asegúrate que estás en un lugar tranquilo para realizarlas.

6. Manejo de Redes sociales (Community Manager)

Si amas las plataformas de redes sociales como Facebook, TikTok, Instagram… y sientes que tienes la habilidad de producir publicaciones que sean interesantes, podrías estar interesada en convertirte en Community Manager.

Esta tarea es una de esas tareas que muchos dueños de negocios sienten que deberían estar haciendo, pero pocos tienen el tiempo para hacerlo de manera consistente. Por lo tanto, es una buena oportunidad para que tú te hagas cargo de ese trabajo.

El marketing en redes sociales es un nicho sólido que puedes elegir si realmente te gusta y deseas enfocarte en él. Sin embargo, muchas veces hay clientes que solamente necesitan que publiques en una plataforma con regularidad. Otros incluso te proporcionarán el contenido que debe publicarse, o te darán pautas sobre lo que debe compartir. Posibles tareas de una administradora de comunidades y redes sociales:

  • Planificar el contenido para las redes sociales
  • Creación de contenido
  • Postear en los diferentes medios
  • Responder comentarios
  • Interactuar con la gente, ganar seguidores, o alcanzar ciertas ventas
  • Elaborar un plan de comunicación

7. Creadora de contenido

¿Eres de las que le encanta crear, seleccionar y editar vídeos? Quizás simplemente tienes una destreza innata para escribir? Entonces podrías comenzar un negocio de asistente virtual como creadora de contenido.

Crear contenido requiere mucho tiempo, y la mayoría de las empresas tienen tantas tareas que no tienen tiempo para dedicarse a esto. Según datos de varias empresas españolas, la producción de contenido es una de las tareas que más se externalizan en empresas de tamaño medio. Puedes ofrecer tus servicios para ayudar con:

  • Escribir publicaciones de blog
  • Investigar ideas de contenido que funcionan
  • Crear gráficos
  • Escribir textos de ventas para página web
  • Tomar fotos de productos
  • Editar imágenes
  • Crear vídeos (o guiones de vídeos)

Lee: cómo convertirse en creador de contenidos exitoso

Producción de contenido

8. Embudos de ventas

Si eres una especialista en explicar y vender productos a través de la red, ¿por qué no ayudar a los demás a formarse? Todos los que hoy en día ofrecen cursos en Internet – que cada día son más – puede necesitar a alguien que les ayude con sus seminarios y emails para captar nuevos estudiantes.

Algunos de los servicios que puedes ofrecer son:

  • Configuración de seminarios web
  • Prestación de asistencia técnica durante los seminarios
  • Gestión de anuncios en Google
  • Creación y ejecución de campañas publicitarias en redes sociales

9. Finanzas

Si tienes alguna experiencia previa en finanzas y contabilidad, este podría ser un nicho de gestión administrativa bastante lucrativo. A casi nadie le gustan los números, sobretodo a los creativos, así que si tienes experiencia y conocimiento podrías ofrecer servicios como:

  • Contabilidad
  • Creación de facturas
  • Reclamación de pagos
  • Gestión de impuestos
  • Procesamiento de pagos
  • Nóminas

Estos son solo algunos ejemplos, ¡Hay muchos más servicios que puede ofrecer! Abajo te puedes descargar la lista de +250 tareas que hacer para trabajar de asistente.

¿Por qué trabajar como asistente virtual?

Una vez que hayas decidido en qué nicho prefieres trabajar, deberás configurar tu negocio de asistente virtual. La configuración de un negocio es diferente en cada país, así que infórmate bien de los requisitos para poder trabajar como asistente antes de meterte en ningún follón.

Algunas buenas razones para comenzar un negocio de asistencia virtual son:

  • Es rápido de configurar y (en muchos casos) económico. Tan solo necesitas un portátil y una conexión rápida a Internet.
  • No necesitas licencias específicas o títulos universitarios para comenzar, por ejemplo la tarea de gestión de correo o transcripción se puede hacer sin experiencia previa.
  • Puedes crear tu propio horario y trabajar tanto – o tan poco – como desees.

Pero antes de comenzar, también debes tener en cuenta las desventajas de comenzar un nuevo negocio:

  • A menos que ya conozcas a alguien que necesita una VA, encontrar tus primeros clientes puede ser complicado.
  • Debes estar al tanto de la tecnología y las tendencias actuales en los servicios e industrias que ofrecerás.
  • Tendrás que competir con otras asistentes virtuales que quizás ofrecen tarifas mucho más baratas. Para compensar el precio, puedes ofrecer un mayor nivel de servicio. Especializarte hará que puedas solicitar más dinero.

Motivos para trabajar como asistente virtual

Lista de tareas de Asistencia Virtual

He elaborado una lista con +250 tareas que puedes ofrecer como auxiliar personal en español para poder trabajar desde casa – ¡o desde donde te de la Real Gana!

Puedes descargar mi lista de forma gratuita fácilmente. Solamente tienes que introducir tu e-mail y te la enviaré por correo en formato PDF, junto con un ejercicio super poderoso para que descubras qué trabajos de asistente personal puedes hacer.

Descárgate las Tareas de Asistente Virtual aquí

Descárgate las Tareas de Asistente Virtual aquí

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Cursos de Asistente Virtual Gratis

Después de recibir muchas preguntas sobre cursos de asistente virtual en español, he pensado en crear este apartado donde menciono cursos que te ayudarán a desarrollar habilidades que puedes necesitar como asistente personal. Muchos de los cursos son en inglés, menciono los mejores que conozco y como ya he comentado algunas veces leo más en inglés sobre temas relacionados con empleo virtual freelance pues hay más oferta ( y también he encontrado más calidad).

Ante todo, me gustaría que no te agobies. Las asistentes virtuales pueden hacer muchas tareas o simplemente centrarse en unas pocas. Hay algunas asistentes virtuales que solamente crean imágenes para Pinterest, otras simplemente gestionan los e-mails de atención al cliente…

Lee: mejores cursos (de paga) para asistentes virtuales

Como todo trabajo, tus tareas dependerán de las necesidades de tu cliente (como cuando tenías un jefe), así que lee bien qué necesita tu cliente y sé honesta en si puedes aportar el conocimiento y/o ayuda. También es cierto que cada persona tiene una forma de trabajar diferente. Estar dispuesta a adaptarte al cliente o explicarle por qué tu método es mejor y qué beneficios obtendrá si cambia a hacerlo de esa manera te abrirá a nuevas oportunidades.

Aquí tienes algunos cursos gratuitos (y algunos de pago) útiles sobre herramientas o tareas que son muy útiles para iniciarte en el mundo de asistencia remota:

Lee: Cursos de google gratis – ¡con certificado!

¿Cuánto gana una asistente virtual?

El ingreso anual promedio para los Asistentes virtuales varía según el país de contratación. En los Estados Unidos, es de alrededor de 65,000 dólares anuales, en cambio en España o países latino americanos los precios son más bajos. Recuerda que el trabajo es remoto, y solamente importa tu capacidad de hacer bien el trabajo, con lo cual si hablas y escribes inglés perfectamente también puedes acceder a clientes en Estados Unidos.

Evidentemente, tu potencial de ingresos estará determinado en gran medida por tu conjunto de habilidades que puedes ofrecer y si eliges trabajar para una empresa o te lanzas a trabajar para ti misma.

He leído muchas veces que trabajar en un puesto de nivel de entrada para una mediana empresa te dará aproximadamente de 8€ a €15 por hora. Si tienes un servicio más especializado puedes llegar a cobrar 20€ / hora, 30€ / hora o incluso 50€ / hora según el mercado y la experiencia que ofrezcas.

Aunque si te soy totalmente honesta, en el mercado hispanohablante los precios empiezan mucho más bajos. En el mundo de habla hispana, los trabajos de asistente básicos empiezan en 3-4$. Si quieres ganar más dinero, deberás especializarte en algunas tareas altamente rentables, o tener mucha experiencia en el ámbito que requieran.

Herramientas para las asistentes virtuales

Existen muchas herramientas excelentes para ayudarte a mantenerte organizada y tal vez incluso a aumentar tu productividad (y también tus ganancias). Aquí hay algunas herramientas que he utilizado y me encantan:

  • Google Drive: Google ofrece una versión de código abierto de software común como Word y Excel. Estas alternativas no solo son perfectas, sino que también puedes compartir archivos fácilmente con otros.
  • Trello: este es un software gratuito que te ayudará a mantenerte organizada e incluso te permitirá compartir carpetas con clientes.
  • Zoom: las video llamadas son super efectivas. No solamente para posibles entrevistas, también para solucionar dudas que tengas con el trabajo o dar posibles actualizaciones de tu trabajo.
  • Canva: sitio web de diseño gráfico online fácil de utilizar donde podrás crear muchas de tus imágenes. Además, esta herramienta permite agregar una firma atractiva a tus correos electrónicos salientes que incluye tu imagen e información de contacto.
  • Dropbox: Dropbox es una excelente alternativa a Google Drive. Yo uso ambos. Principalmente uso Dropbox para almacenar y compartir fotos.
  • Quickbooks: excelente plataforma para facturar y aceptar pagos online. También ofrece seguimiento de tiempo y gestión de proyectos.
  • Grammarly: esta es una increíble herramienta en línea que te ayudará con la corrección de tus textos. Hay una versión gratuita disponible.
  • Lastpass: plataforma para compartir contraseñas de forma segura con clientes.
  • Skype: por lo general, nunca es una buena idea dar tu número de teléfono personal a los clientes. Inevitablemente, se presentará uno que siente que merece acceso las 24 horas, los 7 días de la semana, independientemente de si te encuentras en el consultorio de un médico, de vacaciones o en la fiesta de cumpleaños de tu mejor amiga. Skype es una gran alternativa y proporciona servicio de correo de voz.

¿Dónde encontrar trabajos para asistentes virtuales?

Muchos asistentes virtuales nuevos optan por trabajar para empresas que se dedican exclusivamente a subcontratar asistentes virtuales, estas empresas se conocen como empresas multi-VA.

Generalmente, estas empresas son iniciadas por una persona que ya realizaba asistencia virtual y que ha acumulado tantos clientes que ya no puede manejar el trabajo por su cuenta… Para poder abastecer nuevos clientes, contratan otros asistentes virtuales para externalizar ese “sobre ” trabajo.

Trabajar para otra persona generalmente conlleva un salario más bajo, pero también puede ayudarte al principio para acumular experiencia y te evita tener que buscar los clientes.

Eventualmente, es probable que quieras ponerte por tu cuenta. Cuando estés lista para comenzar a construir tu propio negocio y obtener tus propios clientes, aquí te dejo algunos consejos para comenzar a encontrarlos:

  • Conoce los servicios que tus clientes necesitan, los que deseas ofrecer y crea diferentes paquetes para que puedan elegir.
  • Ten claro quién es tu cliente ideal (arriba tienes más consejos sobre este punto)

Afortunadamente, hay muchos lugares para encontrar clientes, tanto online como fuera de la red.

Otras páginas webs para encontrar trabajo remoto

Hay muchas más webs donde puedes encontrar empleo como asistente  (u otros trabajos completamente) remotos. Entre ellas:

  • Remote.io
  • Time
  • Indeed
  • We Work Remotely
  • Freelancer
  • People Per Hour

Aquí te dejo un listado completo de webs para encontrar trabajo remoto.

¿Qué más?

Si estás interesada en trabajar a distancia, puedes chequear:

Resumen

¿Preparada para lanzarte al mundo de la asistencia en remoto? No escuches a las personas que te dicen que no puedes tenerlo todo en la vida, pues con un trabajo remoto consigues el paquete entero. Solamente necesitas conocer tus habilidades y llegar a tus cliente potenciales. Toda la información que te he dado en este artículo.

Un negocio que te da dinero también puede darte:

  • Una vida feliz
  • Tiempo libre para cuando lo necesites y hacer lo que quieras.

¡Solamente necesitas creer en ti misma y comenzar a trabajar!

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Anna
Hola, soy Anna! Nómada digital desde 2015 • Traveller soul 🌏 | En La Travelista comparto mis viajes y mi vida como nómada digital.